Factura proforma: qué es y para qué sirve

No. La factura proforma es un documento informativo previo a la venta que no tiene valor fiscal ni contable. No genera obligación de pago, no devenga IVA (no hay hecho imponible hasta que se produce la entrega del bien o la prestación del servicio), no debe incluirse en declaraciones tributarias y no puede usarse para deducir el IVA. Es simplemente una propuesta comercial con formato similar al de una factura.

No. Solo puedes deducir el IVA soportado con una factura definitiva (o simplificada en determinados casos). La proforma no es válida para deducción de IVA aunque muestre el desglose de base imponible y cuota. Si necesitas adelantar pagos que sean deducibles, el proveedor debe emitir una factura de anticipo o señal, que sí es un documento fiscal válido.

No existe obligación legal de conservarlas, ya que no son documentos fiscales. Sin embargo, es muy recomendable guardarlas durante al menos el periodo del contrato o proyecto como evidencia de las condiciones comerciales acordadas. En caso de disputa sobre el precio o las condiciones pactadas, la proforma puede ser la prueba documental del acuerdo previo.

Puedes usarla como referencia para acordar el pago de una señal o anticipo, pero el documento para cobrar y registrar ese pago debe ser una factura de anticipo (que sí es válida fiscalmente y genera el hecho imponible de IVA). La proforma en sí no genera la obligación de pago. Es especialmente común en exportaciones para que el comprador tramite cartas de crédito o despachos aduaneros.

Funcionalmente son muy similares: ambos son documentos previos sin valor fiscal. La diferencia es formal: el presupuesto tiene formato libre y se envía antes de acordar los términos; la factura proforma tiene el mismo aspecto que una factura real (con número, datos fiscales de emisor y receptor, base imponible e IVA) y se envía cuando ya hay un acuerdo de principio. En la práctica, muchos autónomos usan el término indistintamente.

Sí, y es una función muy útil del software de facturación. Una vez el cliente acepta la proforma y se produce la entrega o prestación del servicio, puedes convertirla en factura definitiva con un clic. La factura definitiva recibe su propio número correlativo, incluye el hash VeriFactu y se transmite a la AEAT. La proforma queda archivada como referencia del proceso comercial.

No es obligatorio legalmente, ya que no es un documento fiscal. Sin embargo, es buena práctica asignarle una numeración propia (por ejemplo, PRO-2026-001) para control interno y para poder referenciarla en comunicaciones con el cliente. NovaFactura genera automáticamente numeración para proformas en una serie separada de las facturas definitivas.