Datos obligatorios en una factura (checklist)
Número de factura
Correlativo y único. No puedes saltarte ni repetir números.
Fecha de emisión
Cuando emites la factura, no cuando cobras.
Datos del emisor
Nombre/razón social, NIF/CIF, dirección fiscal completa.
Datos del receptor
Nombre/razón social, NIF/CIF, dirección. Obligatorio para B2B.
Descripción del servicio/producto
Suficientemente detallada para identificar la operación.
Base imponible
El importe antes de IVA. Si hay descuento, se aplica aquí.
Tipo de IVA (%)
21%, 10%, 4% o exento según el tipo de operación.
Cuota de IVA (€)
El resultado de aplicar el % de IVA a la base imponible.
Total factura
Base imponible + cuota IVA − retención IRPF (si aplica).
Hash SHA-256 + QR VeriFactu
Nuevo 2025Obligatorio desde julio 2025 en software certificado.
Paso a paso: cómo rellenar una factura
Asigna número de serie correlativo
Cada factura necesita un número único y secuencial. No puedes saltarte números ni repetirlos. Lo habitual es usar el formato YYYY-NNN (ej: 2026-001, 2026-002...).
Puedes tener múltiples series (por ejemplo, R-2026-001 para rectificativas), pero dentro de cada serie la numeración debe ser secuencial.
Rellena tus datos como emisor
Incluye tu nombre completo o razón social, tu NIF, CIF o NIE y tu dirección fiscal completa (calle, código postal, ciudad, provincia). Si tienes varios locales, usa la dirección fiscal registrada en la AEAT.
Añade los datos del cliente
Para facturas a empresas (B2B): nombre, NIF/CIF y dirección completa. Todos los datos son obligatorios.
Para facturas a particulares (B2C): nombre y NIF si lo pide. Si no lo pide, puedes emitir una factura simplificada (tícket) para importes inferiores a 400€.
Describe el concepto y las líneas de factura
Describe el servicio o producto con suficiente detalle para identificar la operación. Para cada línea: descripción, cantidad, precio unitario (sin IVA) y total de línea.
Si ofreces descuento, aplícalo en la descripción o como línea de descuento negativa.
Calcula el IVA
En España existen tres tipos de IVA:
21%
General
Servicios profesionales, ropa, electrónica
10%
Reducido
Hostelería, construcción, transporte
4%
Superreducido
Libros, medicamentos, alimentos básicos
También existen operaciones exentas de IVA (sanidad, educación, seguros) e intracomunitarias.
Aplica IRPF si eres autónomo profesional
Si eres autónomo en actividad profesional (abogado, consultor, arquitecto, diseñador...) y facturas a una empresa o autónomo, debes aplicar retención de IRPF:
— 7% los primeros 3 años tras el alta como autónomo
— 15% a partir del tercer año
La retención se resta del total: es dinero que tu cliente pagará directamente a Hacienda en tu nombre. A ti se te ingresa el total menos la retención. Ver guía completa sobre IRPF en facturas →
Incluye los totales
Errores más comunes al hacer una factura
No usar numeración correlativa
Infracción tributaria. Hacienda puede invalidar las facturas.
No incluir el NIF del cliente
La factura no es válida para que el cliente deduzca el IVA.
Aplicar el tipo de IVA incorrecto
Puedes tener que ingresar la diferencia más intereses.
Olvidar la retención IRPF cuando aplica
Ambas partes pueden tener problemas en la declaración anual.
No usar software VeriFactu
Multas de hasta 50.000€. Autónomos y pymes obligados desde julio 2027.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura
La factura completa incluye todos los datos del emisor y del receptor (NIF, nombre, dirección), número de serie, descripción detallada, base imponible e IVA desglosado. Es obligatoria para ventas a empresarios y para cualquier importe cuando el cliente la solicita para deducir el IVA. La factura simplificada (tícket) no requiere los datos del destinatario y es válida solo hasta 400€ para ventas al público en general (B2C). Para operaciones B2B siempre se necesita factura completa.
Sí, las facturas en papel siguen siendo válidas legalmente cuando el receptor las acepta. Sin embargo, desde julio 2025, el registro de cada factura debe realizarse con software VeriFactu certificado aunque la factura se imprima en papel. El software genera el hash encadenado y el código QR que debe imprimirse en la factura. Sin ese QR VeriFactu, la factura impresa no es válida fiscalmente a partir de los plazos establecidos.
Sí, con reglas distintas según el destino. Si el cliente es una empresa de otro país de la UE y está en el VIES, la factura puede ir sin IVA (exención intracomunitaria). Para clientes de fuera de la UE se considera exportación (también sin IVA, pero con procedimiento aduanero distinto). Si es un particular de la UE, aplica el sistema OSS desde 10.000€/año de ventas B2C intracomunitarias. En todos los casos, el software debe cumplir VeriFactu.
Las facturas deben tener numeración correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Puedes reiniciar la numeración al inicio de cada año natural si la serie lo incluye (ej: 2026-001, 2026-002) o mantener una numeración continua sin reinicio anual. Lo importante es que sea correlativa, sin huecos y que permita identificar el orden cronológico de emisión. Con VeriFactu, cualquier salto en la numeración es detectable por la AEAT.
Sí. La normativa tributaria española (Ley General Tributaria, artículo 66) exige conservar las facturas durante 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. El Código de Comercio añade 6 años a efectos mercantiles. Con VeriFactu, el registro en la AEAT garantiza la conservación del registro digital, pero el emisor sigue obligado a conservar sus propios ejemplares.
Sí. No hay prohibición de emitir facturas en inglés, francés u otro idioma para clientes internacionales. La recomendación es que los datos fiscales del emisor español estén claramente identificables. En cuanto a la moneda, puedes facturar en euros, dólares u otra divisa, pero debes indicar el tipo de cambio aplicado si la declaración de IVA se hace en euros (tipo del Banco Central Europeo del día de la operación).
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