Cómo hacer una factura correctamente en España: guía paso a paso (2026)

Cómo hacer una factura correctamente en España: guía paso a paso (2026)

Emitir una factura parece una tarea sencilla, pero cometer errores puede provocar problemas con clientes, gestorías o incluso con la Agencia Tributaria.

Tanto si eres autónomo como si gestionas una pequeña empresa, es importante conocer qué datos debe incluir una factura para que sea válida y cumpla con la normativa vigente.

En esta guía te explicamos cómo hacer una factura correctamente en España, qué elementos son obligatorios y cuáles son los errores más habituales.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que acredita una operación de venta de productos o prestación de servicios.

Su función principal es justificar una transacción económica entre un emisor y un cliente, además de servir como soporte fiscal y contable.

Toda actividad económica debe estar correctamente documentada mediante facturas cuando la normativa así lo exija.

¿Qué datos obligatorios debe tener una factura?

Para que una factura sea válida en España, debe incluir una serie de datos obligatorios.

1. Número de factura

Cada factura debe tener una numeración única y correlativa.

Ejemplo:

• 2026-001
• 2026-002
• 2026-003

No deben existir saltos injustificados en la numeración.

2. Fecha de emisión

Debe indicarse claramente la fecha en la que se genera la factura.

Ejemplo:

03/06/2026

3. Datos del emisor

La persona o empresa que emite la factura debe incluir:

• Nombre o razón social
• NIF o CIF
• Dirección fiscal

Ejemplo:

Juan Pérez García
NIF: 12345678A
Calle Mayor 10, Madrid

4. Datos del cliente

También deben figurar los datos del destinatario:

• Nombre o razón social
• NIF o CIF (cuando corresponda)
• Dirección fiscal

5. Descripción de los servicios o productos

Debe explicarse claramente qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado.

Ejemplo:

• Diseño de página web corporativa
• Servicios de consultoría informática
• Mantenimiento técnico mensual

Cuanto más específica sea la descripción, mejor.

6. Base imponible

Es el importe antes de impuestos.

Ejemplo:

Servicio de diseño web: 1.000 €

Base imponible: 1.000 €

7. IVA aplicado

Debe indicarse el porcentaje correspondiente.

Los más habituales son:

• 21%
• 10%
• 4%

Ejemplo:

IVA (21%): 210 €

8. IRPF (si corresponde)

Muchos autónomos profesionales deben aplicar retención de IRPF en determinadas operaciones.

Ejemplo:

IRPF (15%): -150 €

9. Importe total

Es la cantidad final que deberá abonar el cliente.

Ejemplo:

Base imponible: 1.000 €
IVA: +210 €
IRPF: -150 €

Total factura: 1.060 €

Ejemplo de factura completa

ConceptoImporteDiseño web corporativo1.000 €IVA 21%210 €IRPF 15%-150 €Total1.060 €

Cómo hacer una factura paso a paso

Paso 1: Asigna un número de factura

Utiliza una secuencia ordenada y sin duplicados.

Paso 2: Añade tus datos fiscales

Verifica que el NIF y la dirección sean correctos.

Paso 3: Introduce los datos del cliente

Comprueba especialmente el nombre fiscal y el NIF.

Paso 4: Describe correctamente el servicio

Evita conceptos genéricos como:

❌ "Trabajo realizado"

Mejor:

✅ "Desarrollo y diseño de página web corporativa"

Paso 5: Calcula impuestos

Aplica correctamente IVA e IRPF según corresponda.

Paso 6: Revisa la factura antes de enviarla

Una revisión rápida puede evitar errores y posteriores rectificaciones.

Errores frecuentes al hacer una factura

Datos fiscales incorrectos

Un NIF erróneo puede invalidar la factura.

Numeración desordenada

La numeración debe seguir una secuencia lógica.

No aplicar impuestos correctamente

El uso incorrecto del IVA o IRPF es uno de los errores más habituales.

Descripciones demasiado genéricas

La factura debe reflejar claramente el servicio prestado.

No conservar las facturas

La documentación debe mantenerse archivada durante los plazos establecidos por la normativa fiscal.

¿Puedo hacer una factura con Excel?

Sí, técnicamente es posible crear facturas utilizando Excel o plantillas similares.

Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de trabajo, resulta más difícil:

• Mantener la numeración correcta.
• Controlar cobros pendientes.
• Evitar errores de cálculo.
• Adaptarse a cambios normativos.

Por este motivo, muchos autónomos y empresas optan por utilizar software especializado de facturación.

Ventajas de utilizar un software de facturación

Las herramientas de facturación modernas permiten:

• Generar facturas en segundos.
• Automatizar cálculos de IVA e IRPF.
• Mantener numeración automática.
• Almacenar facturas de forma segura.
• Reducir errores administrativos.
• Prepararse para normativas como VeriFactu.

Además, facilitan el control financiero y el seguimiento de clientes.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio incluir IVA en todas las facturas?

No siempre. Existen actividades y operaciones exentas de IVA según la normativa vigente.

¿Todas las facturas llevan IRPF?

No. La retención de IRPF depende del tipo de actividad y de la situación fiscal del profesional.

¿Puedo modificar una factura ya emitida?

Normalmente no debe alterarse una factura emitida. En caso de error, suele ser necesario emitir una factura rectificativa.

¿Es obligatorio guardar las facturas?

Sí. Tanto autónomos como empresas deben conservar la documentación fiscal durante los plazos legalmente establecidos.

Conclusión

Saber cómo hacer una factura correctamente es fundamental para cualquier autónomo o empresa.

Una factura bien elaborada evita problemas administrativos, facilita la gestión financiera y garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Aunque puede hacerse manualmente, utilizar una herramienta especializada ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores y mantener toda la documentación organizada desde el primer día.